Centre d’aide›Déléguer à des agents

Choisir quand un agent se lance

Un agent part quand vous le lui demandez, ou tout seul : chaque matin à huit heures, une demi-heure avant une réunion, à l’arrivée d’une facture, quand un fichier tombe dans un dossier. Ce guide montre les cinq façons, et ce qu’il faut pour qu’un agent parte vraiment.

Le déclenchement

Dans les réglages d’un agent, cliquez sur le mot violet qui dit quand il se lance : « Déclenchement » s’ouvre, avec ses cinq modes :

• « À la demande » : depuis l’agent, la barre des menus ou la barre d’Aureole ;
• « Programmé » : des jours et une heure ; les trois prochaines dates s’affichent en bas ;
• « Événement » : un certain temps avant un événement de votre calendrier ;
• « Email » : à l’arrivée d’un mail qui correspond ;
• « Dossier » : quand un fichier arrive dans un dossier.

Avant un événement

Décrivez les événements visés, avec vos mots : « réunions avec des participants externes », « point hebdomadaire ». Votre modèle par défaut juge chaque événement à venir, de tous vos calendriers. Réglez le délai, de zéro à vingt-quatre heures ; un événement ne lance l’agent qu’une fois, sauf s’il change. Il faut l’accès au Calendrier.

À l’arrivée d’un mail

Décrivez les mails visés : « factures du comptable », « demandes urgentes de clients ». Aureole regarde la boîte de réception de Mail toutes les deux minutes ; seuls comptent les mails arrivés depuis qu’Aureole est ouverte. Mail doit être ouverte pour relever le courrier, et Aureole autorisée à la piloter.

Dans un dossier

« Choisir… » le dossier surveillé, puis « Fichiers à traiter » : « Seulement les nouveaux », ou « Tout le dossier ». Un filtre facultatif, sur le nom, le type ou la taille, limite les fichiers visés. Seul le premier niveau du dossier est surveillé ; les fichiers déjà là quand vous l’activez sont ignorés.

Pour qu’un agent parte vraiment

Un agent automatique ne part que si Aureole est ouverte, et le Mac éveillé. Un créneau manqué, Aureole fermée ou le Mac en veille, n’est pas rattrapé : l’agent attend le suivant. Pour ne pas en manquer, activez « Lancer à la connexion », dans Réglages›Général ; un agent qui en a besoin vous le propose.

Le menu « Agents », dans la barre des menus, peut aussi « Suspendre les agents » une heure, ou jusqu’au lendemain matin : les créneaux de la pause sont sautés, et vous pouvez toujours les lancer à la main.

Si ça coince

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